Facture électronique : ce que la réforme change pour votre logiciel

La réforme touche toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Si vous éditez ou utilisez un logiciel qui produit des factures, il y a du travail.

Ce que la réforme impose

Deux obligations distinctes, souvent confondues.

La réception. Toute entreprise doit être capable de recevoir des factures électroniques structurées. Cela concerne même les plus petites structures, y compris celles qui n’émettent presque rien.

L’émission. Les factures que vous envoyez à d’autres entreprises doivent partir dans un format électronique structuré, et transiter par une plateforme agréée. Cette obligation s’échelonne selon la taille de l’entreprise.

Une facture PDF envoyée par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la réforme. C’est le point que la plupart des dirigeants découvrent tard : le PDF est une image du document, pas une donnée exploitable par une machine.

Les formats

Trois formats sont admis, tous issus de la norme européenne :

• Factur-X — un PDF classique, lisible par un humain, avec un fichier XML intégré, lisible par une machine. C’est le format le plus commode en pratique : votre client voit une facture normale, le système lit les données.
• UBL et CII — de l’XML pur, sans représentation visuelle.

Factur-X est celui que nous implémentons par défaut sur nos produits, parce qu’il ne casse aucun usage existant.

Ce que ça change dans un logiciel existant

Le modèle de données doit se compléter. Une facture électronique valide exige des champs que beaucoup d’outils ne stockent pas : identification précise du client, mentions de TVA par ligne, références de commande, conditions de règlement normalisées. Le rattrapage se fait sur les données existantes, et il est rarement indolore.

Les numéros de facture doivent être irréprochables. Séquence continue, sans trou, sans réémission. Beaucoup de logiciels artisanaux tolèrent aujourd’hui des écarts qui ne passeront plus.

Les avoirs doivent être traités correctement. Un avoir est une facture négative rattachée à une facture d’origine, pas une ligne effacée. Les systèmes qui « corrigent » une facture émise devront changer de logique.

Il faut un canal de transmission. Une plateforme agréée, avec ses comptes, ses formats et ses accusés. C’est un développement en soi, pas une option à cocher.

Comment nous nous y prenons

Nos produits LeadsHub et LeadsHub Studio émettent déjà au format requis. Nous avons traité le sujet sur nos propres outils avant de le proposer à nos clients — c’est la seule façon d’en connaître les pièges.

L’ordre qui fonctionne :

1. Auditer les données existantes. Combien de factures passées seraient invalides ? C’est le vrai chantier, et il n’apparaît sur aucun devis initial.
2. Compléter le modèle, avec une reprise des données anciennes.
3. Générer le format et le valider sur des cas réels.
4. Brancher la transmission.
5. Traiter la réception, souvent oubliée alors qu’elle concerne tout le monde.

L’erreur à ne pas commettre

Attendre l’échéance. Le rattrapage des données historiques est la partie longue, et elle ne se parallélise pas : il faut la faire avant de pouvoir tester quoi que ce soit. Les entreprises qui s’y prennent trois mois avant découvrent qu’il leur faut six mois.

Nous auditons les logiciels de facturation existants et chiffrons la mise en conformité. Si votre outil du commerce s'en charge déjà, nous vous le dirons. Faire le point.